Teambouwstenen

3 bouwstenen voor succesvolle teams

DE TEAMBOUWSTENEN

De stillen van de 4e, het kippen-zonder-kop-team, we-gaan-elkaar-vandaag-geen-pijn-doen-teams, top teams, de visionairs, het burnout-team, etc. We komen in de praktijk veel soorten teams tegen. De één krachtiger en effectiever dan de ander. Ieder team functioneert door de aanwezigheid van drie bouwstenen die, wanneer in balans, succes dichterbij brengen.

 

1. Verbinding

2. Visieontwikkeling

3. Vitaliteit


Bij veel teams zijn de drie bouwstenen licht uit balans, bij enkelen veel. Om te bepalen waar het team sterk in is en waar het ijs nog dun is, moeten we de bouwstenen nader onder de loep nemen. Wanneer deze in balans zijn, zijn de kansen op een vitaal en fit team groot. Is één of meerdere uit balans, dan neemt de kracht van het team af. We gaan ze hieronder alle drie behandelen. Per bouwsteen maken we duidelijk hoe je de bouwsteen kunt herkennen, wat de waarden zijn die door deze bouwsteen geuit worden en wat de interventies kunnen zijn om de bouwsteen op niveau te brengen. 


1. Verbinding

Deze bouwsteen gaat over de verbinding die de teamleden met elkaar hebben. Onderdelen hiervan zijn het vertrouwen, het lidmaatschap dat men met het team voelt en de openheid naar elkaar. Deze bouwsteen is dus sterk persoonlijk gebonden. Hoe meer men elkaar mag, hoe meer men zich door de ander laat beïnvloeden. Hoe meer men elkaar vertrouwt en zich veilig voelt in de groep, hoe sterker het fundament voor de andere bouwstenen is gevormd. Groepen waar leden elkaar mogen hebben een sterkere cohesie dan groepen waar de leden ervan elkaar niet zo mogen. 


Observaties

Wat zien we bij groepen waar de verbinding goed ontwikkeld is:

– Vertrouwen voelen naar elkaar

– Verbindende humor (in tegenstelling tot ten koste van humor)

– Ontspanning

– Verbinding

– Zwakheden en fouten durven toegeven

– Hulp durven vragen

– Elkaar het voordeel van de twijfel gunnen

– Backup en steun voelen van de leidinggevende

– Uitzien naar vergaderingen en momenten om elkaar te ontmoeten

– Risico’s durven nemen

– Ervaring en kennis van anderen benutten

– Tijd en energie in belangrijke zaken steken

– Zich veilig voelen

 

Waarden

De volgende waarden worden geleefd in teams waar de Verbindingsbouwsteen sterk aanwezig is:

vertrouwen, aandacht, waardering, openheid, veiligheid, loyaliteit.

 

Interventies

De bouwsteen verbinding kan versterkt worden door:

– Elkaar beter leren kennen en het delen van:

    • Kwaliteiten
    • Allergieën
    • Kwetsbaarheden
    • Drijfveren
    • Eigenschappen
    • Normen en waarden

– Zoeken van overeenkomsten tussen de leden van de groep;

– Respecteren van de verschillen en het er over kunnen hebben;

– Waarderen van elkaars werk en de resultaten;

– Balans houden in geven en nemen;

– Uitspreken van verwachtingen naar elkaar;

– Het versterken van het lidmaatschap van het team. Bespreken wat het lidmaatschap van het team inhoudt;

– Elkaar regelmatig zien en samen werken (het nieuwe werken is een tegenkracht voor deze bouwsteen);

– Regelmatig uitwisselen van ‘zegeltjes’ (aanspreken, zowel positief als negatief, op gedrag);


Je kunt zeggen dat het versterken van deze cohesie ook positief werkt op de bouwsteen Visieontwikkeling (communicatie) en andersom. Met andere woorden, wanneer een team het onderlinge vertrouwen en verbinding heeft, zal het makkelijker duidelijker en scherper naar elkaar communiceren. 


2. Visieontwikkeling

Dit element of teambouwsteen geeft aan in hoeverre de teamleden met elkaar kunnen overleggen, afstemmen, het werk met elkaar kunnen bespreken en gezamenlijk tot visieontwikkeling en afspraken komen.


Observaties

Wat zien we bij groepen waar visieontwikkeling goed ontwikkeld is:

– Er wordt levendig vergaderd

– Je hoeft geen moeite te doen om gehoord te worden

– Overleggen zijn kort en krachtig

– Verantwoordelijkheden zijn duidelijk verdeeld

– We hebben een beperkt aantal speerpunten om te doen

– Spoed en urgentie staan niet op de voorgrond

– Alles is bespreekbaar in het team

– Men vult elkaar ideeën aan

– Men neemt gecalculeerde risico’s

– Hebben duidelijkheid over richting en prio’s

– Men heeft gemeenschappelijke doelen

– Men leert van elkaar

– Men kent zijn en andermans verantwoordelijkheden

– Men meet de resultaten en zoekt naar manieren om te verbeteren

– Men steunt elkaar in het realiseren van doelen

– Medewerkers voelen zich verantwoordelijk als team.


Waarden

Samenwerken, duidelijkheid, focus, creativiteit, doelgericht communiceren


In de valkuil ontmoeten we ook teams die kunnen blijven praten om geen actie of besluiten te hoeven nemen. En er zijn teams die zijn doorgeslagen in actie en doen, zonder reflectie of voorbereiding. Moeilijk om te zeggen wat het vaakst voor komt, je komt beide tegen in dezelfde organisaties. De hoeveelheid overleg is wel te meten, de effectiviteit niet altijd. 
Een goede balans vinden is de uitdaging. Teams waar veel overlegd wordt, kunnen moeite hebben met helder afgebakende verantwoordelijkheden. Dan moet men veel overleggen om te bepalen wie wat wanneer gaat doen.


Veel overleg kan ook te maken hebben met een angstcultuur. Zolang we praten hoeven we geen besluit te nemen. Of het heeft te maken met een cultuur van geen fouten mogen maken. Voordat je die 100% perfectie hebt, ben je al weer een paar overleggen verder.


WE GAAN VOLGEND JAAR VOOR GOUD!!!


Deze uitspraak werd gedaan door een teamleider van een facilitair team bij een bank die ik begeleidde. Het klonk inspirerend, maar omdat hij geen topsporters begeleidde, sloeg deze term nergens op, zeker niet omdat hij hem niet duidelijk maakte aan de hand van concrete heldere voorbeelden. Hij geloofde dat zijn GOUD-aansporing voldoende was voor iedereen


Kortom: wees ook helder in waar je naar toe wilt. 


Interventies

De bouwsteen visievorming kan versterkt worden door:

– De overlegstructuur onder de loep te nemen:

    • Doelmatigheid
    • Frequentie
    • Hoe worden de overleggen geëvalueerd?

– De hoeveelheid doelstellingen en plannen voor het team

    • De focus onderzoeken
    • Hoeveel speerpunten heeft het team? Sommige teams vinden dat ze focus hebben, want ze hebben toch 88 speerpunten…

– Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden helder verdelen

– Gebruik maken van creatieve werkvormen tijdens overleggen en brainstormsessies

– Klantencarrousels: nodig klanten uit om ze te betrekken bij visieontwikkeling.

– Het hebben van realistische en uitdagende doelen

– De directheid, scherpte, zakelijkheid en openheid in de communicatie te onderzoeken.

 

3. Vitaliteit

Het derde element in de teamtypologie is de vitaliteit van een team. In hoeverre is er daadkracht en energie in het team om zaken uit te voeren.

Deze kracht is nodig om zaken voor elkaar te krijgen. Dit zijn de ondernemende krachten in het team. Doen, aan de slag. Er is werk te verzetten, geen tijd te verliezen. Uitvoerende kracht, doe-kracht. Ondernemerskwaliteiten waar men met of zonder denkkracht uitvoerend kan zijn en resultaten kan neerzetten. Handen uit de mouwen is de energie die hierbij hoort. Men is in staat om resultaten neer te zetten en voor het succes te gaan.


De dominante drijfveer hier is dat men resultaat wil bereiken, succes nastreeft. Wanneer alleen deze kracht in het team aanwezig is, kun je je afvragen wat het team bij elkaar houdt. We komen af en toe teams tegen die om de een of andere reden zo bij elkaar zij gekomen na enkele reorganisaties. Het gemeenschappelijke is dat zij dezelfde leidinggevende hebben. Op bijeenkomsten blijkt dan al snel dat men weinig gemeenschappelijk heeft en dat eigenlijk ook in eerste instantie niet nastreeft.


Onder Vitaliteit verstaan we de mate waarin leden van een groep zich aan de groepstaak committeren en zich inzetten voor het bereiken van hun gezamenlijke doelstellingen.
Elementen die de vitaliteit versterken zijn onder andere:

– Gezamenlijke doelstellingen
– Energie

– Bezieling
– Samenwerken
– Moed en lef
– Sfeer en humor
– Regelmatig tijd voor reflectie
– Vieren van successen


Teams die hier hoog op scoren praten makkelijk met elkaar en hebben een bepaalde denkkracht met elkaar ontwikkeld. De communicatie verloopt niet noodzakelijkerwijs soepel, dat hangt van de cohesie af, maar men is in staat om uit te wisselen, voor zichzelf op te komen, assertief te zijn en complexe situaties aan te kunnen en te bespreken.


Observaties

– Men komt makkelijk in actie

– Resultaat telt

– Klanten staan op de eerste plaats

– Naar buiten gericht

– Prestatiegerichte medewerkers

– Men geniet van successen en viert die ook

– Men profiteert van individuen die eigen belang ondergeschikt maken aan teambelang

– Het team verbetert zich continu


Waarden

Actie, resultaat, daadkracht, energie, bezieling, doelgericht

 

Interventies

De bouwsteen vitaliteit kan versterkt worden door:

– Inspiratiebronnen en drijfveren te benoemen:

– Klantenpanels

– Evalueren van plannen en acties

– Stakeholderanalyse

– Futuring; een jaar of twee jaar in de tijd vooruitspoelen en omschrijven hoe het dan is

– Successen vieren

– Mentor-gezel systeem

– Gezamenlijk workflow maken

– Werken met realistische planningen

– Aandacht aan de lichamelijke vitaliteit van het team besteden

– Aandacht aan de geestelijke vitaliteit van het team besteden

– Boeien en binden prestatiegerichte medewerkers

– Maken gebruik van elkaars sterkten

 

Nog werkzaam bij Philips kwam ik eens in contact met een Japanse collega uit de Logistiek. Japan staat bekend om zijn voorbeeldige logistieke inrichtingen van fabrieken. Na een bespreking over onze lokale fabriek zei hij om het verschil aan te geven: “Jullie hebben altijd tijd om het opnieuw te doen, maar nooit om het in één keer goed te doen!”


Met andere woorden: dit is een bekende valkuil voor teams waar te veel Doe-kracht aanwezig is en te weinig Visievorming-bouwsteen. 

Conclusie

Met een scherp oog, of een teamscan, kan de balans van verbinding, visieontwikkeling en vitaliteit in kaart worden gebracht. Op basis hiervan kan het team met de juiste interventies een stap zetten in zijn ontwikkeling. Dit om ervoor te zorgen dat de stillen van de 4e, het kippen-zonder-kop-team, we-gaan-elkaar-vandaag-geen-pijn-doen-teams en de corpsballen echte top teams worden.